Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve iletişim

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Uluova Süt Ticaret Anonim Şirketi (“Uluova” veya “Şirket”) tarafından işlenir.

Veri sorumlusuna ilişkin iletişim bilgileri: Üvecik Köyü Sivritepe Mevkii No: 16, 17600 Ezine / Çanakkale; kvkk@uluova.net; +90 850 840 17 17.

2. Kapsam ve ilgili kişi grupları

Bu metin; Şirket çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, yöneticiler, yetkili sistem kullanıcıları, hissedar ve yetkili temsilciler ile müşteri, tedarikçi, danışman ve diğer iş ortaklarının gerçek kişi temsilcileri ve sistemde kendisine ilişkin kayıt tutulan diğer gerçek kişiler için geçerlidir.

Kayıt ekranında bu metnin sunulduğunun işaretlenmesi, açık rıza beyanı değildir. Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza süreçleri birbirinden ayrı yürütülür. Kanunun açık rıza aradığı bir işlem varsa konuya özgü, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verilebilen ayrı bir açık rıza alınır.

3. İşlenen kişisel veri kategorileri

• Kimlik ve özlük: ad, soyad, kimlik/çalışan numarası, doğum, imza ve görevin gerektirdiği diğer özlük bilgileri.
• İletişim ve adres: kurumsal/kişisel iletişim bilgileri, adres ve bildirim kayıtları.
• Çalışan ve insan kaynakları: istihdam, departman, pozisyon, vardiya, izin, performans, eğitim, bordro, yan hak, işe alım ve işten ayrılma kayıtları.
• Finans ve işlem: ücret, ödeme, banka, masraf, bütçe, satın alma, satış, tahsilat ve muhasebe süreçleriyle sınırlı bilgiler.
• Mesleki deneyim: öğrenim, yetkinlik, sertifika, kariyer ve eğitim bilgileri.
• Operasyon: hayvan sağlığı, üretim, kalite, laboratuvar, bakım, depo, sevkiyat, araç ve saha görevleriyle bağlantılı işlem ve sorumluluk kayıtları.
• İşlem güvenliği: kullanıcı adı, rol/yetki, oturum, IP, cihaz/tarayıcı, erişim, hata, güvenlik olayı ve değişiklik/denetim kayıtları.
• Hukuki işlem ve uyum: sözleşme, talep, başvuru, uyuşmazlık, tebligat, inceleme ve mevzuat uyum kayıtları.
• Görsel, işitsel ve belge verileri: görevin ve sürecin gerektirdiği fotoğraf, belge, dosya, kamera veya kanıt kayıtları.
• Özel nitelikli veriler: sağlık ve iş sağlığı/güvenliği bilgileri başta olmak üzere yalnızca Kanunun 6. maddesindeki şartların bulunduğu, görevin ve mevzuatın zorunlu kıldığı ölçüde işlenen veriler.

4. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Kullanıcı hesabı, kimlik doğrulama, yetkilendirme ve bilgi güvenliğinin sağlanması.
• İnsan kaynakları, iş sözleşmesi, vardiya, izin, bordro, performans, eğitim ve iş sağlığı/güvenliği süreçlerinin yürütülmesi.
• Üretim, sağım, hayvan sağlığı, kalite, laboratuvar, izlenebilirlik, stok, bakım, satın alma, satış, sevkiyat ve finans süreçlerinin yürütülmesi.
• Yetki ayrılığı, onay, denetim izi, iç kontrol, suistimal incelemesi, risk ve mevzuat uyumunun sağlanması.
• Sözleşmelerin kurulması ve ifası; alacak, borç, hak ve yükümlülüklerin takibi.
• Yasal bildirimlerin, kamu otoritesi taleplerinin ve hukuki süreçlerin yerine getirilmesi.
• İş sürekliliği, yedekleme, olay müdahalesi, destek, hata giderme ve hizmet kalitesinin sağlanması.
• Yönetim raporlaması, planlama, bütçeleme ve karar desteği; mümkün olduğu ölçüde toplulaştırılmış veya anonim verilerle analiz yapılması.

5. Toplama yöntemleri ve hukuki sebepler

Kişisel veriler; kayıt ve davet formları, yetkili kullanıcı girişleri, dosya/çizelge aktarımları, iş süreçlerinde oluşturulan belgeler, kurumsal iletişim, cihaz ve sistem günlükleri, destek kayıtları, entegrasyonlar ve hukuken yetkili kaynaklar üzerinden elektronik, fiziki, otomatik, kısmen otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanır.

Veriler, somut işleme faaliyetine göre Kanunun 5. maddesinin ikinci fıkrasındaki kanunlarda açıkça öngörülme, sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Uygulanabildiği ölçüde 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Kanun, 6331 sayılı Kanun, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu kapsamındaki yükümlülükler de hukuki sebep oluşturabilir.

Özel nitelikli kişisel veriler Kanunun 6. maddesindeki şartlara ve Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlere uygun olarak işlenir. Açık rızaya dayanılan bir işlem varsa rızanın geri alınması, geri alma öncesindeki hukuka uygun işlemenin geçerliliğini etkilemez.

6. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel veriler; yalnızca amaçla sınırlı ve gerekli ölçüde, görev ve yetki esasına göre Şirket içindeki yetkili birim ve kişilere; kanunen yetkili kamu kurumlarına, mahkemelere ve denetim mercilerine; hukuki, mali ve bağımsız denetim hizmeti veren meslek mensuplarına; banka ve finans kuruluşlarına; barındırma, yedekleme, güvenlik, e-posta, destek ve benzeri hizmet sağlayan veri işleyenlere aktarılabilir.

Aktarım öncesinde alıcının yetkisi, aktarım amacı ve asgari veri kapsamı kontrol edilir; uygun gizlilik, güvenlik ve veri işleme yükümlülükleri uygulanır.

Yurt dışına aktarım ancak Kanunun 9. maddesindeki yeterlilik kararı, uygun güvenceler (Kurulca ilan edilen standart sözleşmeler dahil) veya kanundaki arızi hâllerden birinin bulunması ve gerekli bildirim/izin süreçlerinin tamamlanması şartıyla yapılır. Genel ve sınırsız bir yurt dışı aktarım rızası kullanılmaz.

7. Saklama, silme, yok etme ve anonimleştirme

Kişisel veriler, ilgili işleme amacı ve uygulanabilir mevzuatta öngörülen süre boyunca; uyuşmazlık veya hukuki muhafaza bulunması hâlinde hakların korunması için gerekli ek süreyle sınırlı olarak saklanır. Sürenin sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Şirketin kişisel veri saklama ve imha politikası kapsamındaki periyodik imha aralığı altı ayı aşmaz. Hukuki muhafaza altındaki kayıtlar, muhafaza nedeni sona erene kadar imha edilmez. Sistem kayıtlarının arşivlenmesi, erişimin kapatılması ve imha işlemleri denetim iziyle kayıt altına alınır.

8. Kanunun 11. maddesindeki haklarınız

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme.
• İşleme amacını ve verilerin amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini ve bu işlemin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Kanundaki şartlar çerçevesinde silme veya yok etme ve bu işlemin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru usulü ve yanıt süresi

Taleplerinizi kimliğinizi ve talebinizi doğrulayacak bilgi ve belgelerle; sistemdeki gizlilik/ilgili kişi başvuru kanalı üzerinden, Üvecik Köyü Sivritepe Mevkii No: 16, 17600 Ezine / Çanakkale adresine yazılı olarak veya Şirkete daha önce bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@uluova.net adresine iletebilirsiniz. Güvenli elektronik imza, mobil imza veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) yöntemi de kullanılabilir.

Başvuruda ad-soyad, imza (yazılı başvuruda), T.C. kimlik numarası veya yabancılar için pasaport/kimlik numarası, tebligata esas adres, varsa bildirime esas e-posta/telefon ve talep konusu bulunmalıdır. Gereksiz kimlik belgesi sureti göndermeyiniz; Şirket başvuru sahibinin kimliğini doğrulamak için ölçülü ek bilgi isteyebilir.

Başvurular niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarife uygulanabilir. Yanıtın yetersiz olması veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde Kanundaki süreler içinde Kurula şikâyet hakkınız saklıdır.

10. Metnin yürürlüğü ve değişiklikler

Bu metin sürüm ve yürürlük tarihiyle kayıt altındadır. İşleme amaçları, veri kategorileri, alıcılar veya hukuki sebeplerde ilgili kişiyi etkileyen bir değişiklik olduğunda güncel metin işlemden önce veya en geç veri elde edilirken erişilebilir kılınır; eski sürümlerin kanıt kayıtları korunur.